مساعد ذكي يرسل الملفات: قائمة الأسعار والمنيو

يسأل العميل «هل ترسلون لي قائمة الأسعار؟» فيصل ملف PDF إلى المحادثة نفسها بعد ثوانٍ معدودة، وفي أي وقت من اليوم. هذه وظيفة مكتبة الملفات: ارفع الملف مرة واحدة، وفعّل خيار اسمح للمساعد بإرسال هذا الملف، وسيرفق المساعد الملف كلما طلبه أحد.

وقبل 2 أكتوبر 2026 كان مساعدنا يخبر العميل بمحتوى قائمة الطعام دون أن يقدر على تسليمها. وكان أحد أفراد فريقك يتكفل بالبحث عن الملف وإرساله يدوياً.

مكان واحد للملفات التي ترسلها كل يوم

من صفحة الأدوات ادخل إلى مكتبة الملفات ثم اضغط رفع ملف. الصور مقبولة بحد أقصى 4 ميجابايت، أما الفيديو وملفات PDF فحدها 15 ميجابايت. ولا تُقبل أنواع مستندات غيرها، لذا صدّر ملف Word أو Excel بصيغة PDF قبل الرفع.

ويحمل كل ملف اسماً ووصفاً ولغة: العربية أو الإنجليزية أو أي لغة. وبعد ذلك تستطيع إرفاق الملف ذاته برد فوري، أو بخطوة ضمن أتمتة، أو بحملة، أو بترويسة قالب واتساب. وتعرض خانة مستخدم في كل جهة تقوم بإرساله.

وأداة استبدال الملف هي الأكثر توفيراً لوقتك. فإذا تبدلت الأسعار ارفع نسخة PDF الجديدة فوق القديمة، وسيقوم كل ما يرسل الملف باعتماد النسخة الجديدة بدءاً من رسالته التالية دون أي تعديل إضافي. ولا يمكن حذف ملف ما زال مستخدماً عن طريق الخطأ: تظهر لك مواضع استخدامه ويُطلب منك سحبها منها قبل الحذف.

كيف يرسل المساعد الملف؟

الخيار مرتبط بكل ملف بمفرده ويبدأ بحالة الإيقاف، فلا يغادر أي ملف المكتبة دون موافقتك. فعّل الخيار ثم صِغ الوصف على هيئة تعليمات، والمكتبة تقترح عليك الصيغة: «أرسله عندما يسأل أحد عن قائمة الطعام». ولا يرى الوصف إلا فريقك، بينما يقرؤه المساعد ليستنتج الوقت المناسب لإرسال الملف.

وقواعد محدودة تجعل تصرفه قابلاً للتوقع:

• يحضر الملف عقب رد المساعد مباشرة، وعبر القناة نفسها التي راسلك العميل منها.
• لا يحمل الرد الواحد أكثر من ملفين.
• وينتقي المساعد من أحدث 20 ملفاً قمت بتفعيل الخيار لها.
• ويبقى الملف الذي لم تفعّله بعيداً عن متناوله. وإذا سأل العميل عن شيء غير موجود في المكتبة يخبره المساعد أن الملف غير متوفر لديه، دون أن يطلق أي وعد بإرساله.

وإن احتفظت بنسختين عربية وإنجليزية فحدد لغة كل ملف، كي لا تصل قائمة الطعام الإنجليزية إلى عميل يراسلك بالعربية.

بأي ملفات تبدأ؟

ابدأ بالملفات التي يُكثر العملاء طلبها من فريقك. وعند أغلب الأنشطة يقتصر الأمر على اثنين أو ثلاثة مما يلي: قائمة الأسعار، وقائمة الطعام، وجدول المقاسات، وكتيّب الخدمات، وخريطة الموقع على شكل صورة، ونموذج الاسترجاع.

أما نص الجواب فمكانه قاعدة المعرفة. فالملف شيء يحتفظ به العميل أو يعيد إرساله لغيره، وهو وسيلة غير موفقة للرد على سؤال مثل «كم تكلفة التوصيل؟» الذي يكفي فيه سطر واحد من المساعد. وشرحنا ما يوضع في كل مكان بمقال ماذا تضع في قاعدة المعرفة. وإذا احتجت أن يخرج الملف نفسه حرفياً عند كلمة مفتاحية دون أي دور للذكاء الاصطناعي، فاعتمد على رداً فورياً وأرفق به الملف من المكتبة.

الباقات

والمكتبة متوفرة ضمن جميع الباقات: 3 ملفات في الأساسية المجانية، و10 في البداية (9 دولارات)، و50 في الاحترافية (29 دولاراً)، و200 في الأعمال (59 دولاراً). أما ميزة إرسال المساعد للملفات فهي ضمن الباقات المدفوعة ابتداءً من باقة البداية. والقائمة الكاملة تجدها في صفحة الأسعار.